Googleスプレッドシートは、会議の整理、タスクの作成、請求書の並べ替え、その他のさまざまなデータを作成するのに便利な方法です。わかりやすく、機能が豊富で、他のユーザーと共有できます。
このツールの唯一の欠点は、シートに関するリマインダーを自分自身または他のユーザーに電子メールで送信する機能が組み込まれていないことです。これにより、すべてのタスクとデータを追跡するのがはるかに簡単になります。
幸い、2つの方法で、日付ベースのリマインダーを電子メールで送信できます。それらについてもっと知るためにこの記事を読んでください。
イベントリマインダーの送信–スプレッドシートとカレンダーを組み合わせる
メールによるリマインダーを自分宛てに送信する場合、最も簡単な方法は、GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーの2つの異なるGoogleツールを組み合わせることです。これには、スクリプトを使用する必要はありません。代わりに、あるアプリから別のアプリにデータをエクスポートする必要があります。
この方法は、スプレッドシートからのデータの作成とエクスポート、カレンダーへのインポート、メールによるリマインダーの有効化の3つのステップで構成されています。
ステップ1：シートからデータを作成してエクスポートする
Sheetsからデータをエクスポートする場合は、イベントシートを作成し、CSVファイルとして保存する必要があります。 Googleカレンダーでファイルを認識できるようにするには、特定の形式を使用する必要があります。次の手順に従ってください。
- スプレッドシートでドキュメントを開きます。
- 最初の行の値は、次のアウトラインに従う必要があります：A1：件名、B1：開始日、C1：終了日。
- [件名]ヘッダーの下に、リマインダーのタイトルを入力する必要があります。開始日と終了日はMM / DD / YYYY形式である必要があります。
- 必要な数のイベントと、その開始日と終了日を追加します。
- [ファイル]メニューをクリックします。
- [ダウンロード]にマウスを合わせると、新しいメニューが表示されます。
- [カンマ区切り値]を選択します。
- SheetsファイルのCSVバージョンがPCにダウンロードされます。
注意： リストを正常にインポートするには、必須のヘッダーは「件名」と「開始日」のみです。他のヘッダーを追加したい場合は、利用可能なオプションのリスト（カレンダーで認識可能）とその順序を公式で確認できます Googleサポート ページ。
ステップ2：ドキュメントをカレンダーにインポートする
CSVイベントシートをインポートする準備ができたら、Googleカレンダーに切り替えます。
- Googleカレンダーを開きます。
- [設定]メニュー（歯車のアイコン）をクリックします。
- [設定]を選択します。
- 左側のメニューから[インポートとエクスポート]を選択します。
- [インポート]セクションで[コンピュータからファイルを選択]を選択します。
- 保存したCSVファイルに移動し、[開く]をクリックします。
- 最後に、[インポート]をクリックしてCSVファイルをインポートします。
イベントがカレンダーに追加されたことを示す表示が表示された場合、すべてがスムーズに進みました。残っているのは、問題のイベントの電子メール通知を設定することだけです。
ステップ3：通知と共有を設定する
通知を設定すると、Googleスプレッドシートから直接メールにエクスポートしたすべてのイベントのリマインダーが届きます。すべてが正しく設定されていることを確認するには、次の手順に従います。
- カレンダー画面の左側にある[マイカレンダー]セクションの下にある名前の上にマウスを置きます。
- 名前の横に表示される「詳細」アイコン（縦に3つ並んだ点）を押します。
- [設定と共有]をクリックします。
- アカウントが[特定のユーザーと共有]の下に表示されているかどうかを確認します。表示されていない場合は、[ユーザーを追加]を選択してメールを追加します。
- [イベント通知]セクションの下にある[通知]ドロップダウンメニューをクリックします。
- 代わりに「メール」を選択してください。
- リマインダーとイベントの間の日時を設定します。
これで、カレンダーはGoogleスプレッドシートにリストしたすべてのイベントのリマインダーを送信します。 [件名]列の下には何でも追加できることに注意してください。イベントだけでなく、特定のタスク、誕生日、またはその他の手配を一覧表示できます。
さらに、上記の[特定のユーザーと共有]オプションを使用して、リストに他のメールを含めます。これらのユーザーは、これらの特定の取り決めについて、電子メールで同じリマインダーを受け取ります。
AddRemindersアドオンを使用する
Googleスプレッドシートを介してメールのリマインダーを送信する別の方法は、特定のアドオンを使用することです。この方法はやや簡単で、他のすべてを自動的に実行する拡張機能を設定する必要があります。
アドオンを設定するには、次の手順を実行します。
- 画面上部の[アドオン]タブをクリックします。
- [アドオンを取得]を選択します。
- 検索バーに「リマインダーを追加」と入力します。
- [リマインダーを追加]アイコンをクリックし、[インストール]を選択します。プロンプトが表示されたら権限を許可し、アプリがインストールされるのを待ちます。
- もう一度[アドオン]タブに移動し、[リマインダーの追加]メニューにカーソルを合わせます。
- [リマインダーを設定/編集する]を選択します。
拡張機能は、タスク、担当者、CC（オプション）、および期限の列を提供します。 [タスク]の下に簡単な指示を入力できます。メールは[担当者]の下に表示され、日付は[期限]の下に表示されます。
締め切り日に追加のリマインダーを送信する場合は、右側のメニューで手動で調整します。
さらに、リマインダーにコンテンツを追加する必要がある場合は、[送信したメールをパーソナライズする]オプションをクリックして、その余分な情報を入力できます。
拡張機能は、時間になると自動的にメールを送信し、外出先でタスクの説明、受信者、日付を変更できます。
アドオンのリマインダーに注意してください
「リマインダーを追加」アドオンを使用することは、「エクスポート/インポート」方法よりも便利で簡単な方法ですが、同時により多くの注意が必要です。
Windows 10 のアップデート後にスタートボタンが機能しない
リマインダーは自動的に送信されるため、修正する前に間違ったタスクを間違った受信者に送信する可能性があります。これは回避可能で、通常は無害ですが、誰が何を受け取るかに注意を払う必要があります。
どちらの方法が良いと思いますか？どうして？以下のコメントセクションであなたの意見を共有してください。
