日常の文書をバッシングすることになると、Word の [ホーム] タブを超える必要はほとんどありません。しかし、インターフェイス内に隠れて、発見されるのを待っている追加のツールがたくさんあります。これらの機能は秘密というわけではありませんが、多くのユーザーはそれらを見つけることができず、時間と労力を大幅に節約できます。
以下に、Word で見過ごされやすい 20 の機能の概要を示します。それらの多くは Word で 10 年以上使用されており、Word XP および Word 2003 のメニューに表示されますが、ここでは Word 2007 以降のリボン インターフェイスに焦点を当てます。ユーザーは、ソフトウェアのより難解な機能を見つけます。
1.類似フォーマットを選択
理想的な世界では、ドキュメント内のすべての要素にスタイルが割り当てられます。ただし、ローカルの書式設定に依存している場合でも、グローバルな変更を簡単に行うことができます。 [ホーム] タブの右端にある [編集] セクションには、同様のフォーマットのすべてのテキストを選択する便利なオプションがあります。これにより、アドホックな見出しやキャプションなどをすべて一度に簡単に強調表示して、外観を一挙に微調整したり、将来の管理を容易にするためのスタイルを適用したりできます。
2. クリップボード パネル
クリップボード パネルは、一度に複数の要素をクリップボードに保持する便利な方法を提供します。 [ホーム] タブの [クリップボード] セクションにある小さなポップアウト アイコンをクリックして開きます。最大 24 の最近の切り取り操作とコピー操作が記憶され、それらのいずれかをクリックして挿入ポイントに貼り付けることができます。下部にある [オプション] ドロップダウンでは、クリップボード パネルをいつ表示するかを制御できます。 1 つのオプションは、Ctrl+C を 2 回押したときに表示されるようにすることです。
3.翻訳する
言葉のレビュー |翻訳機能は、ドキュメントのテキストを Microsoft Translator Web ページに送信し、ブラウザ ウィンドウに翻訳を表示します。 Word 2010 および 2013 では、レビュー | をアクティブにすることもできます。翻訳 | Mini Translator。選択したテキストのパッセージにカーソルを合わせると、ゴースト化されたツールチップが表示されます。その上にポインタを移動すると、選択した言語のポップアップ翻訳が表示されます。選択できる言語は数十あります。[翻訳] ドロップダウンから [翻訳言語を選択] を選択して、それらを参照します。
4. カーニング
プロフェッショナルなデスクトップ パブリッシング ソフトウェアは、文字間の間隔を選択的に調整してテキストをより美しく見せるカーニングをサポートしています。 Word は既定ではこれを行いませんが、[ホーム] タブの [フォント] セクションにあるポップアウト アイコンをクリックし、[フォントのカーニング] というラベルの付いたボックスにチェックを入れることでオンにできます。右側のボックスに最小ポイント サイズを入力します。ただし、小さなフォントでカーニングを使用すると、文字が一緒に走っているように見え、読みにくくなります。
簡単にアクセスするには、Ctrl + D キーボード ショートカット、または Mac では CMD + D を使用します。このショートカットを使用すると、使用しているバージョンに関係なく、[フォント] 画面に直接移動できます。 Word 2007 以前を実行している場合は、[文字間隔] オプションをオンにする必要があります。それ以降のバージョンを実行している場合は、上に示すように、ポップアップ ウィンドウの上部にある [詳細設定] タブを選択します。
5. チャートの挿入
文書に Excel グラフを挿入する場合、Word を終了する必要はありません。挿入を選択 | Word のグラフは、データを編集またはインポートできるミニチュアの Excel ビューを開きます。完了したら、Excel ウィンドウを閉じてください。Word 内にグラフ形式で表示されます。 Word ウィンドウの上部にある [グラフ ツール] タブでは、グラフのデザインと外観を完全に制御できるため、Excel を手動で起動する必要はありません。
6. SmartArt
SmartArt は、ピラミッド組織、サイクル、階層、マトリックスなどの約 200 の事前に設計されたレイアウトを通じて、プロセスと関係を示すのに役立ちます。 Word で使用するには、[挿入 |] をクリックします。 SmartArt を選択し、テンプレートを選択します。次に、表示されるフローティング パネルにラベルを入力し、ハンドルをドラッグして SmartArt のサイズを変更します。ドキュメント上にフロートさせたい場合は、(挿入 | テキスト ボックスを介して) テキスト ボックスを作成し、その中に SmartArt を配置することで簡単に実現できます。
7. スクリーンショットを挿入
チュートリアルを作成している場合、または単に別のプログラムからの画像をドキュメントに含める簡単な方法が必要な場合は、挿入 | を選択して Windows デスクトップの領域を取得できます。スクリーンショット;ドロップダウン メニューを使用すると、開いているウィンドウを画像として直接インポートできます。または、[画面のクリッピング] オプションを選択して、マウスで四角形をドラッグし、画面のカスタマイズした領域をキャプチャすることもできます。
8.クイックパーツの挿入
企業は、住所などの標準的な要素や段落を含む手紙や文書を作成する必要があることがよくあります。 Word の定型句機能が役立ちます。テキストのパッセージを選択し、[挿入 |] を選択します。クイックパーツ |定型文 |選択を定型句ギャラリーに保存します。挿入 | から選択して、そのテキストを任意のドキュメントに再挿入できるようになりました。クイックパーツ |定型文メニュー。会社名や電子メール アドレスなどの要素のクイック パーツを設定することもできます。ビルディング ブロック オーガナイザーでは、クイック アクセス テンプレートやオブジェクトも設定できます。
このオプションは、執筆時点では Mac ユーザーは利用できないことに注意してください。
9. ハイフネーション
奇妙な単語が 2 行にまたがるようにすると、文書の見栄えがよくなります。これにより、右余白がぎざぎざになるのを防ぐことができます。また、完全に揃えられたテキストで、各単語の間に空白の大きな島が表示されるのを防ぐことができます。 Word は必要に応じて単語に自動的にハイフネーションを付けることができますが、この機能は既定ではオフになっています。有効にするには、[ページ レイアウト] タブに移動し、[ハイフネーション] | [ハイフネーション] を選択します。自動。
10. 行番号
コード、法的文書、または詩に言及している場合は、簡単に参照できるように行に番号を付けるとよいでしょう。 Word の番号付きリスト ツールは、希望とは異なるインデント設定を適用します。[ページ レイアウト] | [ページ レイアウト] を選択します。代わりに行番号を使用すると、Word は文書の余白にきちんとした番号付けを適用します。デフォルトでは、行番号は文書全体に適用されますが、行番号 | を選択して、選択したテキストをスキップすることができます。現在の段落を抑制します。
11. デジタル署名
デジタル ドキュメントが本物のオリジナルかどうかは必ずしも明らかではありません。個人の暗号化キーを使用してドキュメントに署名するには、[ファイル] タブ (または Word 2007 のオーブ) に移動し、[ドキュメントの保護] を選択して、[デジタル署名の追加] を選択します。署名を追加する前に、ドキュメントを保存するように求められます。ドキュメントが変更された場合、署名は自動的に無効になるため、その存在は信頼性を保証します。他の人を招待して文書に署名する場合は、[挿入] タブに移動し、[テキスト] セクションで [署名欄] を選択します。
12.透かし
ドキュメントの下書きを回覧したり、仕事の同僚とプライベートなものを共有したりする場合、ページに透かしを入れておくと、ドキュメントの種類がひと目でわかるので便利です。 [ページ レイアウト] タブの下にある [透かし] ドロップダウンを使用すると、2 回クリックするだけで、下書き、機密、または緊急という大きな灰色の透かしを追加できます。カスタム透かしを選択して、独自のテキストまたは画像を配置します。
Mac ユーザーは、コンピューター画面の上部にある [挿入] タブを使用して、透かしオプションにアクセスする必要があります。
13. 引用
学術論文の場合、Word は引用文献の管理にも役立ちます。 [参照] タブには、ソースを管理するためのボタンがあります。ここで、参照する各作品の詳細を入力し、[引用の挿入] ドロップダウンをクリックしてそれらへの参照を挿入できます。 APA および MLA 標準を含む 14 の認識されたスタイルから引用形式を選択でき、最後にワンクリックで参考文献を生成できます。
14. マクロ
Office のスクリプト インターフェイスは、控えめに言っても洗練されていますが、単純で反復的なタスクを自動化したい場合は、コードを 1 行入力する必要はありません。 [表示] タブで、[マクロ] ドロップダウンをクリックし、[マクロの記録] を選択します。開いたダイアログで、ボタンまたはキーボード ショートカットを選択します (選択を確定するには、必ず [割り当て] をクリックしてください)。次に、自動化するタスクを実行します。完了したら、ドロップダウンに戻り、[記録の停止] を選択します。選択したボタンまたはキーの組み合わせをいつでも押すと、記録した操作が繰り返されます。
15. アウトラインビュー
大学の論文や小説などの大きなプロジェクトで Word を使用している場合は、ドキュメントをセクションとサブセクションに分割すると便利です。表示する |見出しをマークアップし、その下にある本文を折りたたむことができる階層表示にアクセスするためのアウトライン。これにより、ドキュメントの概要が明確になり、セクションを移動して簡単に再編成できます。複数のドキュメントを 1 つのマスター プロジェクトに収集することもできます。サブドキュメントをインポートまたは作成するには、[アウトライン] タブの [マスター ドキュメント] セクションで [ドキュメントの表示] をクリックします。
16. ページの色
ドキュメントを目立たせたい場合は、ページ レイアウト |背景のウォッシュを適用するためのページ カラー ドロップダウン。塗りつぶし効果を選択すると、パターンとテクスチャを追加できます。塗りつぶしとパターンは、ドキュメントのすべてのページに自動的に適用されます。また、それらは画面上で見ることができますが、印刷されていないため、ハード コピーの可読性を妨げることはありません。
Windows 10 でスタートボタンがクリックできない
一部のユーザーは、使用している Microsoft Word とシステムのバージョンに応じて、[デザイン] タブの下に [ページの色] を選択できる場合があります。
17. 索引の挿入
長時間の作業に役立つ 3 番目の機能は、インデックスを自動的に生成する機能です。この機能を使用するには、まず関連する単語または語句を選択し、[参照] | [参照] をクリックして、テキスト内の参照をマークする必要があります。索引を挿入します。すべての見出し語をマークアップしたら、[索引の挿入] をクリックして索引を作成します。これには、マークしたインスタンスへの参照と、それらが表示されるページ番号への自己更新リンクが含まれます。
18. 書類を組み合わせて比較する
Word では 2 つのドキュメントを自動的に比較または結合できます。このツールは [レビュー] | [レビュー] の下にあります。比較します。自分で作業を行う場合は、[表示] | [表示] をクリックします。並べて表示;これにより、ドキュメントが同じズーム率で隣り合って自動的に配置されるため、ドキュメント間を簡単に前後に見ることができます。 [同期スクロール] ボタンをクリックすると、カーソルを動かしたりスクロール バーをドラッグしたりすると、ロック ステップで上下にスクロールすることさえできます。
19. ドキュメント インスペクター
報道関係者や公務員は、メタデータに機密情報が埋め込まれた文書を配布したことで、過去に不当な扱いを受けたり、Word の「変更履歴の追跡」オプションを使用して復元したりしたことがあります。同じ間違いをしないでください。[ファイル] タブ (または Office 2007 のオーブ) の [情報] セクションでは、[共有の準備] ドロップダウンの下にオプションの選択肢があり、非表示の情報を確認できます (および互換性を確認できます)他のエディションの Word と一緒に)。
20. リボンをカスタマイズする
リボン インターフェイスは、高度にカスタマイズ可能な Office 2003 インターフェイスよりも安定するように設計されています。ただし、ファイル |オプション |リボンをカスタマイズして、新しい機能を追加したり、見たくないものを削除したりできます。通常はまったく公開されない機能 (リボンにはない便利なコマンドの選択があります) を追加したり、独自のタブを作成したりすることもできます。それが複雑すぎる場合は、右端にある小さなドロップダウン矢印を使用して、画面の上部に表示されるクイック アクセス ツールバーをカスタマイズできます。
