多くの人がGoogleスプレッドシートを使用していると、誰がGoogleスプレッドシートにアクセスできるかを忘れがちです。スプレッドシートを何度も共有していて、誰がそれを使用する許可を得たかを思い出せない場合があります。
Googleスプレッドシートを管理し、誰がそれらにアクセスできるかを知ることは重要です。しかし、そうするプロセスは実際には非常に簡単です。それがどのように行われるかを知るために読み続けてください。
Googleスプレッドシートにアクセスできるユーザーを確認する方法
Googleスプレッドシートにアクセスできるユーザーを手動で確認する簡単な方法があります。これを行うには、次の手順に従います。
- まず、必要なシートを開きます。
- 次に、アクティビティダッシュボードをクリックします。
- 左側に視聴者の傾向またはコメントの傾向が表示されます。今それをクリックします。
ノート ：プライベートアカウントではなく、ビジネスアカウントを使用していることを確認してください。プライベートアカウントを使用すると、アクティビティダッシュボードを表示できなくなります。
さらに、時間で検索をフィルタリングし、結果を絞り込むことができます。それを行う方法を見てみましょう：
- シートの右上部分にある下向き矢印をクリックします。
- 検索をフィルタリングする時間を選択します。
どうぞ！これで、誰がGoogleスプレッドシートにアクセスできるのか、いつ許可を得たのかがわかります。このようにして、適切なユーザーがGoogleスプレッドシートを表示および編集できることを常に追跡できます。
Googleスプレッドシートへの一時的なアクセスを許可する
Googleスプレッドシートへのアクセスを制限すると、仕事が終わった後にクライアントにGoogleスプレッドシートを使用させたくない場合に非常に役立ちます。有効期限を設定するか、特定のGoogleスプレッドシートへのアクセスを終了することができます。方法は次のとおりです。
- Googleドライブを開きます
- 必要なシートを見つけてください。
- それを右クリックして、[共有]を選択します。
- 次に、このシートを共有する相手の名前を入力します。
- 有効期限を設定するには、権限を[コメント可能]または[表示可能]に変更します。
- 次に[送信]をタップします。
これらの手順を完了したら、最初の3つの手順を繰り返す必要があります。ウィンドウの下部に[詳細設定]オプションが表示されます。共有設定を表示するには、それをクリックする必要があります。名前にカーソルを合わせると、ストップウォッチが表示されます。それをクリックすることで、有効期限を設定することができます。
表示権限の有効化
Googleスプレッドシートが変更されないように保護できます。複数の人にアクセスを許可したとしても、ドキュメントの内容を変更してほしくない場合があります。これを行う最も簡単な方法は、閲覧許可のみを与えることです。
これを行うには、次の手順に従います。
- 保護したいシートを開きます。
- [データ]に移動し、[保護されたスプレッドシートと範囲]まで下にスクロールします。
- シートの右側にバーが表示されます。
- 次に、[シート]をクリックして、ドロップダウンメニューから必要なものを選択します。
- ここで、[権限の設定]をクリックする必要があります。
範囲編集権限ウィンドウがポップアップ表示されます。 [この範囲を編集できるユーザーを制限する]で、[カスタマイズ]をクリックします。これにより、この特定のシートの編集を許可するユーザーを決定できます。 Googleスプレッドシートを編集したくないすべてのユーザーの選択を解除します。 [完了]をクリックして終了します。
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これで、ユーザーは引き続きこのGoogleスプレッドシートを表示できますが、変更を加えることはできません。
Googleスプレッドシートのセルを保護する
または、表示を許可するだけでなく、一部のセルまたは列を保護することもできます。これがあなたがしなければならないことです：
- シートを開きます。
- 変更から保護する列を選択します。
- 次に、[データ]、[保護されたシートと範囲]の順にクリックします。
- シートの右側にバーが表示されます。
- コマンドの説明を入力します。例：–編集なし。
- 次に、緑色のボタン[権限の設定]をクリックします。
- ポップアップが表示されます。 [この範囲を編集できるユーザーを制限する]で、[カスタム]を選択します。
- これにより、セルの変更を許可するユーザーを決定できます。
許可なくセルの内容を変更しようとすると、シート内のメッセージに、変更が許可されていないことが通知されます。
コメントの有効化
セルの内容についてコメントするために他の誰かが必要になる場合があります。これらのユーザーには、そうするための自動特権はありませんが、許可を与えることができます。あなたがしなければならないのは、彼らをコメンターにすることです。ユーザーがこの機能を使用できるようにするには、次の手順に従います。
- シートを開き、[ファイル]に移動して、[共有]をクリックします。
- ここで、シートを共有したい相手のメールアドレスを追加できます。
- 人を追加すると、右側にドロップダウンメニューが表示されます。
- そのドロップダウンメニューから[コメント投稿者]を選択します。
- 最後に、[送信]をクリックします。
編集の有効化
編集権限があれば、シートのユーザーはセルの内容を変更できます。シートの所有者は、このアクションを許可する必要があります。手順は、上記で概説した手順と非常によく似ています。
- シートを開き、[ファイル]に移動して、[共有]をクリックします。
- ここで、シートを共有したい相手のメールアドレスを追加できます。
- 人を追加すると、右側にドロップダウンメニューが表示されます。
- そのドロップダウンメニューから[エディタ]を選択します。
- 最後に、[送信]をクリックします。
権限の制限
Googleスプレッドシートは、データを保存するための非常に貴重なツールです。時々、それを他の人と共有する必要があります。シートの表示を誰に許可したか思い出せない場合は、いつでもこの記事を参照してガイダンスを得ることができます。
さらに、シートを不正な変更から保護したい場合や、ユーザーが自分でセルを変更できるようにしたい場合でも、問題はありません。これらの機能のどれがあなたにとってより重要であり、その理由は何ですか？以下のコメントセクションで教えてください。
