先日、誰かにGmailの使い方を教えていたときに質問されましたが、それを聞いたのは初めてではありませんでした。質問は「Gmailで下書きのコピーを作成して、顧客への返信に時間がかからないようにするにはどうすればよいでしょうか?」
質問が実際に求めているのは、下書きのコピーを保存することよりも、メール テンプレートに関することです。私は、新しいビジネスメールに自動返信とラベルを設定する方法を誰かに教えていました。彼らは、クライアントに送信する定型的なメールをいくつか送信して、管理者に一日中邪魔されることなくクライアントをループ状態に保つことを望んでいました。答えは、メール テンプレートを作成することです。
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必要に応じて、これらのコピーを作成して下書きとして保持できますが、テンプレートを使用してさらに多くのことを行うことができます。
メールテンプレート
電子メール テンプレートは、すべての中小企業の経営者、または同じ種類の電子メールで同じことを言っていることに気付いた人にとって救いの恵みです。私は自分のビジネスを始めて以来ずっとそれらを使用しており、何年にもわたって何百時間も節約してきました。
メール テンプレートを使用すると、よりプロフェッショナルに見せることもできます。迅速に対応でき、「メールありがとうございます。24 時間以内にチームの 1 人が直接ご連絡します」というシンプルな言葉で、顧客に価値を感じてもらえるでしょう。使いやすさを考えると、こちらをおすすめします。
Gmail でメール テンプレートを作成するにはどうすればよいですか?
Gmail はテンプレートの Canned Response を呼び出します。これらを利用するには、この機能を有効にする必要があります。完了したら、好きなだけメール テンプレートを作成できます。
- Gmail を開いてログインします。
- 左上の歯車メニュー アイコンを選択し、[設定] を選択します。
- [ラボ] タブを選択します。
- 既定の応答 (テンプレート) を有効に切り替えます。
- ページの下部にある [変更を保存] を選択します。
これで機能が有効になり、テンプレートの作成を開始できます。これは Gmail の Inbox から行うので、次はそこに向かいます。
- [受信トレイからメールを作成] を選択します。
- 通常どおり、作成するメールを作成します。
- メール ウィンドウの右下にある灰色の下矢印を選択します。
- [定型応答] と [新しい定型応答] を選択します。
- わかりやすい名前を付けて、[OK] を選択して保存します。
あらかじめ用意された回答を保存したら、下書きを安全に削除できます。
あらかじめ用意された応答を作成するときは、個人的なタッチと、誰の気分を害さない程度に一般的であることのバランスをとる必要があります。これは、名前や日付などを電子メールから除外し、タイムスケールに置き換えることを意味します。または、送信する前に手動でこれらの個人的なタッチを追加することもできます。後者は、個人的なタッチがあなたが構築できる関係を作成するので好ましいです。常に可能とは限りませんが、ご自身の判断で行う必要があります。
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メール テンプレートの使用
メール テンプレート、つまり定型文を作成したら、それを使用します。テンプレートを利用する最初の機会を受け取ったら、次のことを行います。
- 返信するメール内から [返信] を選択します。
- 画面の右下にある灰色の下矢印を選択します。
- [定型回答] を選択し、作成した回答を選択します。
- パーソナライズされたデータを追加して、メールの関連性を高めます。
- 送信します。
Compose を使用して新しいメールを作成することでも同じことができますが、返信方法の方がはるかに高速です。
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既定の応答を電子メールの自動応答として使用する
メール テンプレートをさらに一歩進めて、受信メールへの自動応答として定型応答を設定するのはどうですか。あらかじめ決められた応答を一般的なものにしておく必要がありますが、注文や問い合わせを確認し、顧客との良好な関係を構築するための優れた方法です。
- Gmail 内の [設定] を開き、[フィルター] タブを選択します。
- [Create a New Filter] テキスト リンクを選択します。
- フィルターをトリガーする条件を作成します。これはおそらくあなたに固有のものなので、機能するものを選択してください。
- ウィンドウの右下にある [この検索でフィルターを作成] を選択します。
- [定型応答の送信] と、使用する応答を選択します。
- [フィルターの作成] を選択します。
これで、フィルタ条件が満たされるたびに、Gmail は定型応答を自動的に送信します。これは、確認または更新に最適であり、複数の方法でトリガーするように設定できます。ここにすべてをリストすることは不可能ですが、使用できるメールのパターンに気付くでしょう。たとえば、「 [email protected] 」のメール アドレス、または「注文」という単語を含むすべてのメールに送信されるすべてのメール。あなたはその考えを理解します。
