DocuSignで署名を変更する方法

DocuSign は、間違いなく、電子署名と契約の世界有数のクラウド サービス プロバイダーです。しかし、DocuSign はワークフロー、トランザクション、ドキュメント交換を合理化できますが、完全ではありません。

ユーザーが遭遇する可能性のある主な問題の 1 つは、署名の間違いを修正することです。プロセス自体は非常に簡単です。しかし、さまざまな要因でうまくいかない場合も少なくありません。

この記事では、封筒の署名の採用と変更のプロセス、アカウント プロファイル、DocuSign で署名を変更できない理由について説明します。

DocuSign でアカウントの署名を変更する

DocuSign で署名を変更する最も簡単な方法の 1 つは、アカウント全体のアプローチを取ることです。プロファイルを管理して署名を変更、削除、または追加する方法は次のとおりです。

1. DocuSign アカウントにログインします。
   
2. ユーザーアイコンをクリックします。
   
3. 「プロフィールの管理」を選択します。
   
4. 「署名」をクリックします。
   
5. アカウントの署名を変更するには、[変更]、[削除]、または [新規追加] を選択します。
   

アカウントにアップロードする前に、署名のスタイルと描画を調整できることに注意してください。

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DocuSign で新しい署名を採用する

ドキュメントに署名するときに署名を変更したい場合は、いつでも新しい署名を採用できます。時間のかかるプロセスですが、ほとんどのユーザーにとっては非常に簡単です。

従う必要がある手順は次のとおりです。

1. DocuSign を使用して、目的のドキュメントに移動します。
   
2. 「電子記録と署名の開示」ボックスにチェックを入れます。
3. [続行] をクリックしてドキュメントを開きます。
   
4. 「開始」を押して、最初の署名フィールドに移動します。
   
5. [必須 - ここに署名] フィールドをクリックして、[署名を採用する] ボックスを開きます。
   
6. 変更を加えます。
7. 「同意して署名する」ボタンをクリックします。
   
8. 「完了」を押します。
   

署名を変更して採用する場合、4 つのオプションがあります。

まず、スタイルを変更して、イニシャルと署名全体の外観を調整できます。次に、ドキュメントで使用する新しい署名を描画することを選択できます。

「署名パッドを使用する」は、もう 1 つの堅実なオプションです。

署名パッドからリアルタイムで署名をキャプチャできます。しかし、誰もが署名パッドや描画スキルを持っているわけではありません。

それがあなたなら、代替手段があります。 「アップロード」オプションを使用すると、署名画像ファイルをアップロードできます。新しい署名を採用してファイルに署名する前に、それぞれのフィールドで氏名とイニシャルを確認することを忘れないでください。

DocuSign でエンベロープを変更する方法

1 つまたは 2 つの修正が必要な要素は、文書の署名だけではありません。幸いなことに、DocuSign でエンベロープを修正できます。ただし、封筒がすでに完成している場合はできません。

「他の人を待っている」ステータスの間違いのある封筒を見つけた場合は、修正するために次のことを行う必要があります。

1. DocuSign アカウントにログインします。
   
2. 「封筒」タブに移動します。
   
3. 「他の人を待っている」とマークされた封筒をクリックし、「修正」を押します。
   
4. 封筒を編集して間違いを修正し、[送信] ボタンをクリックして修正を確認します。
   

エンベロープを編集する場合、次のような複数のフィールドを修正できます。

• アップロードされたドキュメント
• 受信者情報
• 封筒の名前
• 受信者の電子メール メッセージ
• 署名欄

「受信者を追加」ボタンをクリックして、エンベロープに受信者を追加することもできます。

DocuSignで署名を変更できない理由

DocuSign で署名を変更できるからといって、いつでも変更できるわけではありません。シナリオによっては、ユーザーが署名を変更できない場合があります。

ロックされた受信者名

送信者には、DocuSign で受信者名をロックするオプションがあります。そうなると、署名を自由に変更することはできません。これが問題かどうかは、アカウント管理者に確認することをお勧めします。

特に複数の受信者がいる場合、ロックされた受信者名を通過して署名を変更することができない場合があります。その場合は、エンベロープを無効にして署名を変更し、新しいエンベロープを作成することをお勧めします。

モバイルアプリの使用

DocuSign for Android および iOS を使用している場合、モバイル アプリの機能が制限されていることがわかります。 DocuSign は iPad、iPhone、Android フォン、および Windows デバイスと互換性がありますが、その場で署名を変更することはできません。

ユーザーが新しい署名を追加できるのは、DocuSign のデスクトップ バージョンのみです。デスクトップ バージョンに切り替えて、問題が解決しないかどうかを確認します。そうでない場合は、標準プロセスを使用して、新しい署名を編集または採用します。変更はデバイス間で同期され、DocuSign モバイル アプリから新しい署名を使用できるようになります。

あなたは唯一の署名者です

保存した署名を DocuSign に追加したい場合があります。残念ながら、あなたが唯一の署名者である場合、これはデフォルトでは機能しません.

これを回避するには、最初に新しい封筒を自分自身に送信し、自分自身を唯一の受信者にする必要があります。これは、デフォルトの署名に適用されます。ただし、別の保存済み DocuSign 署名を選択することもできます。

非アクティブなアカウント

アクティブな DocuSign アカウントを持たないユーザーは、選択した署名を変更できません。署名を変更する前に、アカウントがアクティブであることを確認してください。アカウントがアクティブな場合は、別の問題が発生している可能性があります。

その他の署名変更の問題には、次のようなものがあります。

• このファイルには、Sign Part 11 Module Enabled ドキュメントにあるような Universal Signatures が含まれています。
• あなたの文書はすでに署名されて返送されています。
• 対面署名を使用しました。

フルネームにはすでに署名があります

DocuSign では、氏名ごとに 1 つの署名のみが許可されます。既存の署名を持つ氏名の採用された署名を変更するには、古い署名を削除して、新しい署名を最初から作成する必要があります。

その場合、プロセスは非常に簡単です。手順は次のとおりです。

1. DocuSign アカウントにログインします。
   
2. ユーザー アイコンをクリックします。
   
3. 「プロフィールの管理」を選択します。
   
4. 「署名」をクリックします。
   
5. 「削除」に移動して、アカウントから署名を削除します。
   
6. 「新規追加」ボタンをクリックして、特定の氏名の新しい署名を作成します。
   

ユーザーが DocuSign で署名を変更する必要がある理由

オンザフライでもアカウント全体でも、多くのシナリオで署名の変更が必要になる可能性があります。最も一般的なものには、次のものがあります。

• スペルミスのある名前は変更する必要があります。
• ユーザーは、最後に署名してから名前を変更しました。
• 署名は、ドキュメントに合わせてサイズ変更する必要があります。
• 受信者は電子メール アドレスを共有しますが、署名は異なります。

もちろん、ユーザーは、個人的な好みや文体上の理由から、DocuSign 署名を変更したい場合もあります。

その他のよくある質問

送信したDocuSign文書を編集できますか?

「完了」タグが付いた DocuSign 封筒は変更できなくなりました。受信者がエンベロープに署名する前に間違いを修正する唯一の方法は、古いエンベロープを無効にして新しいエンベロープを作成することです。

DocuSignで署名を撤回できますか?

DocuSign で文書に署名すると、エンベロープはリストの次の受信者に送られ、署名を受けます。したがって、個人的に署名を撤回することはできません。

ただし、元の送信者は、署名を変更してエンベロープから完全に削除するために署名を修正するのに役立つ場合があります。エンベロープ変更権限を持つ受信者は、署名を撤回するのにも役立ちます。

記入済みで署名済みの DocuSign ドキュメントをキャンセルするにはどうすればよいですか?

DocuSign では、「完了」したドキュメントまたはエンベロープを修正またはキャンセル (無効化) することはできません。たとえば、署名を変更するために編集できるドキュメントは、「作成済み」、「送信済み」、または「配信済み」としてマークされたドキュメントのみです。その場合でも、その権限を持っている必要があります。

DocuSign で受信者の編集を有効にする方法

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送信者は、DocuSign 文書または封筒を受信者が編集できるようにすることができます。封筒を送信する前に、「高度なオプション」メニューに進みます。そこから [編集] に移動し、[許可] の横にあるボックスにチェックを入れて、受信者がエンベロープを編集できるようにします。

これにより、他のユーザーが署名を変更したり、ファイル、電子メール メッセージ、連絡先情報などを修正したりできます。

あなたの署名をユニークですぐに認識できるようにします

ご覧のとおり、DocuSign は署名に関して十分な柔軟性を提供します。ほぼ自由にスタイルを描画、キャプチャ、および変更できます。このアプリを使用すると、アカウントの新しい署名を簡単に削除、変更、追加したり、封筒の署名欄を編集したりできます。

唯一の問題は、DocuSign ポリシーとアカウント管理者によって設定された署名変更基準を確実に満たすことです。条件を満たしている限り、署名の変更には数分以上かかります。

ドキュサインの署名管理システムについてどう思いますか?以下のコメントセクションでお知らせください。