Skype で不在メッセージを設定する方法

Skype for Business のさまざまな色のステータスにより、連絡先は、あなたがオフィスから離れているときと、可用性のレベルを知ることができます。これを行う方法を知る必要がある場合は、この記事で説明します。

まず、Windows 10 で自動応答を使用して不在を設定する方法について説明します。次に、Skype で可用性を設定することで、より多くの情報を含める方法について説明します。さらに、現在、Mac バージョンの Skype for Business は Outlook の予定表情報を取得していないため、回避策の手順を示します。

オプション 1: MS Outlook を Skype for Business に同期する (紫色のドットと自動応答)

Windows で自動応答を使用して不在通知を設定する

自動応答で不在通知を設定する前に、使用している Outlook アカウントの種類を確認する必要があります。これは、従う必要のある手順によって異なるためです。

Outlook で、[ファイル] > [アカウント設定] をクリックします。
[アカウント設定] を選択し、[タイプ] 列を確認します。
- 仕事用のメールを使用している場合、アカウントは Microsoft Exchange になります。
- Gmail などの個人用メールの場合、アカウントは IMAP または POP3 になります。

Microsoft Exchange アカウントの不在時の自動返信を設定するには、次の手順を実行します。

Outlook を起動し、[ファイル]、[自動応答] の順に選択します。
[自動返信] ボックスで、[自動返信を送信] をクリックします。
- 終了時刻に停止する自動応答の日付範囲を設定できます。それ以外の場合は、手動でオフにする必要があります。
- [自動応答] オプションが表示されない場合は、[ルールと通知] オプションを使用して不在通知を設定します。
[組織の内部] タブで、外出中に送信する返信を入力します。
- [組織外のユーザー] オプションを選択すると、すべてのメールに自動返信が送信されます。
[OK] をクリックして保存します。

IMAP または POP3 アカウントの不在メッセージを作成するには:

Outlook を起動し、[ファイル] を選択してアカウント情報オプションを表示します。
[新しいメッセージ] を選択します。
テンプレートの件名と回答を完成させます。
[ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックします。
[ファイルの種類] プルダウンメニューにテンプレートの名前を入力します。次に、[Outlook テンプレート (*.oft)] をクリックします。
場所を選択してから保存します。

不在ルールを作成するには:

[ファイル] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。
[ルールと警告] ボックスの [電子メールルール] タブで、[新しいルール] を選択します。
[空白から開始] ルールの下にある [受信したメッセージにルールを適用] を選択し、[次へ] を選択します。
ステップ 1 と 2 のオプションを変更せずに、すべてのメッセージに返信してから [次へ] をクリックします。
[はい] をクリックして、すべてのメッセージのルールを確認します。
ステップ 1 の下: アクションを選択します。次に、特定のテンプレートを使用して返信をクリックします。
[ステップ 2: ルールの説明を編集する] の下で、特定のテンプレートの強調表示されているテキストを選択します。
Look In の Select a Reply Template オプションから File System の User Templates を選択します。
テンプレートをクリックし、[開く] > [次へ] をクリックします。
必要な例外を追加してから、[次へ] をクリックします。
次に、ルールに「不在」などの名前を付けます。
自動応答を今すぐ開始する場合は、[このルールを有効にする] オプションをオンのままにしてから [完了] をクリックします。それ以外の場合は、準備ができるまでオプションのチェックを外します。

注意 : 外出中は、自動返信を送信するために Outlook を実行したままにする必要があります。

ルールをアクティブにするには:

Googleフォトで重複した写真を見つける

[ファイル] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。
[ルールとアラート] の [電子メールルール] からルールを見つけ、その左側にあるボックスをオンにして [OK] を選択します。

最後に、Skype で自分のプレゼンスをアクティブに設定します。

Skype の連絡先の 1 人があなたを検索すると、あなたの名前の横に小さな紫色の点が表示されます。これにより、あなたは不在ですが、まだ連絡可能であり、話す準備ができていることを確認します。

Skype にサインインし、チャットからプロフィール写真を選択します。
現在のステータスをクリックし、[アクティブ] を選択します。

Mac で不在およびアクティブな Skype ステータスを設定する

注意 : Mac の Skype for Business は現在、Outlook カレンダーに基づくプレゼンスの詳細を提供していません。回避策として、不在ステータスメッセージを使用してステータスを [アクティブ] に設定できます。

Skype にサインインして、自分の写真をクリックします。
自分の名前の下にあるプルダウン矢印から [Available] を選択します。

次に、ステータスメッセージを追加します。

写真をクリックし、[クリックしてステータスメッセージを追加] を選択します。
メッセージを入力します (例: 現在オフラインです …)。 – …..私に IM してください。
- メッセージを削除するには、メッセージをクリックして [削除] をクリックします。

同僚が Skype の連絡先であなたを検索すると、不在で対応可能であることがわかります。

オプション 2: MS Outlook カレンダーを Skype に同期する (紫の丸矢印)

Windows で自動応答あり/なしの不在通知を設定する

不在通知を設定する前に、使用している Outlook アカウントの種類を確認する必要があります。これは、従う必要のある手順によって異なるためです。

Outlook で、[ファイル] > [アカウント設定] をクリックします。
[アカウント設定] を選択し、[タイプ] 列を確認します。
- 仕事用のメールを使用している場合、アカウントは Microsoft Exchange になります。
- Gmail などの個人用メールの場合、アカウントは IMAP または POP3 になります。

Microsoft Exchange アカウントの不在時の自動返信を設定するには、次の手順を実行します。

Outlook を起動し、[ファイル]、[自動応答] の順に選択します。
[自動返信] ボックスで、[自動返信を送信] をクリックします。
- 終了時刻に停止する自動応答の日付範囲を設定できます。それ以外の場合は、手動でオフにする必要があります。
- [自動応答] オプションが表示されない場合は、[ルールと通知] オプションを使用して不在通知を設定します。
[Inside My Organization] タブで、外出中に送信する返信を入力します。返信を空白のままにすることもできます。
[組織外のユーザー] オプションを選択すると、すべてのメールに自動返信が送信されます。返信を空白のままにする場合は、[連絡先のみ] を選択することをお勧めします。
[OK] をクリックして保存します。