Google Sheetsにドロップダウンリストを挿入する方法

多くのユーザーが共有の Google スプレッドシートにデータを入力する必要がある場合、混乱を招くことがよくあります。この場合、ドロップダウン リストが非常に役立ちます。

チームメイトがランダムなエントリを入力したり、タイプミスをしたり、数式を台無しにしたりしたくない場合は、ドロップダウン リストを作成して選択できるようにすることで、エントリを検証できます。

この記事では、この便利で時間を節約する機能について知っておくべきことをすべて紹介します。

データ検証を使用してドロップダウン リストを Google スプレッドシート セルに挿入する

作業中のシートを開いたら、ドロップダウン リストを挿入するのは簡単です。

1. ドロップダウン リストを挿入するセルを選択します。
   
   
2. セルを右クリックします。
   
   
3. [データ検証] > [基準] をクリックします。
   
   
4. [アイテムのリスト] または [範囲からのリスト] のいずれかを選択します。
   
   
5. [アイテムのリスト] を選択した場合は、適切なアイテムを挿入します。それらがコンマで区切られ、スペースがないことを確認してください。
   
6. [範囲からリスト] を選択した場合は、ドロップダウン リストに含めるセルを選択します。
   
   
7. [セル フィールドにドロップダウン リストを表示] をオンにして (それ以外の場合はリストは表示されません)、下矢印を表示できるようにします。
   
   
8. [保存] をクリックします。
   

ユーザーが入力できるようにする場合は、セル フィールドにドロップダウン リストを表示するのチェックを外します。無効なアイテムが入力されないようにするには、[入力を拒否する] を選択します。

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複数のセルにドロップダウン リストを追加する場合:

1. セル範囲を選択してすべてを強調表示するか、マウスまたはキーボードで選択します。
2. 上記の手順を繰り返します。

共同編集者にデータの入力を許可するオプションもありますが、無効なデータを入力した場合は警告が表示されます。その場合は、[警告を表示] オプションを選択する必要があります。または、[入力を拒否する] オプションを選択して、アイテムのリストにないものは入力できないようにすることもできます。

ドロップダウン リストを変更するには、次の手順を実行します。

1. 変更するセルをクリックします。
2. [データ] > [データ検証] をクリックします。
3. リストされたエントリを見つけて編集し、[保存] をクリックします。

ドロップダウン リストを削除するには:

1. 変更するセルをクリックします。
2. [データ] > [データ検証] をクリックします。
3. [検証の削除] を選択します。

データ検証とは何ですか?

データ検証は、アイテムを検証してデータを整理するのに役立つ Google スプレッドシートのオプションです。メイン メニューの [データ] をクリックし、[データの入力規則] を選択することでアクセスできます。ほとんどの場合、異なるセル内にドロップダウン リストを作成するために使用されます。また、特定のリストのコンテンツとデザインを変更することもできます。

データを検証する方法の 1 つは、ユーザーが事前に定義されたタイプのデータ (数値、日付、項目のリストなど) を入力できるようにする条件を適用することです。

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1. [データの入力規則] メニューで、[条件] をクリックします。
2. チームメイトに入力してもらいたいアイテムの適切なタイプにチェックを入れてください。
3. 必要に応じて、数値、数式、日付、単語などの正確な項目を入力ボックスに追加できます。
4. 完了したら、[保存] をクリックします。

ドロップダウン リストの操作

次にあなたまたは他の誰かがそのセルをクリックすると、何かを入力するオプションの代わりに、追加したアイテムのリストが表示されます。 [検証ヘルプを表示] テキスト ボックスをオンにすると、検証済みのセルの 1 つをクリックするたびに、入力したテキストが表示されます。

[警告を表示] オプションを選択した場合、無効なデータを入力すると警告がトリガーされます。警告の意味がわからない場合は、マークされたエントリの上にマウスを置いてください。

[入力を拒否] オプションを選択した場合、警告も表示され、無効なアイテムを保存できなくなります。

色を使用したドロップダウン リストのデータの並べ替え

シート内の移動を簡単にし、ドロップダウン リストにいくつかの色を追加する場合は、条件付き書式を使用できます。以下の手順に従ってください。

1. 特定の色にするドロップダウン リストを含むセルを選択します。
2. 右クリックして、[条件付き書式] > [単色] または [カラー スケール] を選択します。
3. [書式設定スタイル] で、色またはスケールを選択します。
4. [完了] (または別のルールを追加) をクリックします。

データ検証で他にできること

シートにドロップダウン リストを追加するだけでなく、他の目的にもデータ検証を使用できます。これらには以下が含まれます：

1. 将来のタスクの追跡。データ検証では、日付オプションを選択し、上記の条件付き書式を設定して、特定の日付を含むすべてのアイテムが自動的にグレー表示されるように設定します。
2. チェックボックスに値を設定します。ドロップダウン リストにチェックボックスを追加する場合、yes や no などの値を割り当てることもできます。
   1. [データ] メニューの [データの入力規則] を選択します。
   2. [条件] で、[チェックボックス] を選択します。
   3. [カスタム セル値を使用する] を選択し、yes、no、または好きなように入力します。
3. 他の人がスクリプトや数式を台無しにするのを防ぎます。入力を拒否オプションを使用して、そのままにしておきたいセルをロックダウンします。

ドロップダウン リストで差別化を図る

ドロップダウン リストを挿入したり、データを検証したりするオプションを備えた Google スプレッドシートは、Microsoft Excel に代わる優れた無料の代替手段です。データ検証は、セル内の値を、必要に応じて定義、変更、または削除できるアイテムの範囲またはリストに制限するのに役立ちます。チームメイトはデータを挿入してプロジェクトに貢献することができますが、共有シートがめちゃくちゃにならないようにするオプションがあります。

Google スプレッドシートにドロップダウン リストを挿入しようとしましたか?どうだった？以下のコメントセクションでお知らせください。