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すべての Outlook メールをバックアップおよびエクスポートする方法



現代のビジネスのほとんどは、コミュニケーションを電子メールに依存しています。メールへのアクセスを失うか、さらに悪いことにメール アカウント全体を失うと、壊滅的な打撃を受ける可能性があります。 Outlook のメールをバックアップすることは、メールがデバイスの複数の場所に保存され、簡単に紛失しないことを知って安心するための最良の方法の 1 つです。

この記事では、いくつかの異なる方法で Outlook メールをバックアップする方法を説明します。

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すべての Outlook メールをバックアップおよびエクスポートする方法

すべての Outlook メールをバックアップする最も簡単な方法の 1 つは、統合された .pst ファイル形式を使用することです。 Microsoft Outlook と Microsoft Exchange は、電子メール、連絡先情報とアドレス、カレンダー イベントの保存に PST ファイルを排他的に使用します。静的な PST ファイルは、現在の Outlook の電子メールと連絡先情報のバックアップとして使用でき、オフラインでも Outlook からアクセスできます。

メールを .pst ファイルにバックアップする方法は次のとおりです。

  1. Outlook を開き、[ファイル] をクリックします。
  2. メニューで、[開く & エクスポート] を選択します。
  3. [インポート/エクスポート] ボタンをクリックします。
  4. システムは Outlook のメイン画面に戻り、インポート/エクスポート ウィザードがポップアップしてエクスポート プロセスを案内します。
  5. ウィザードで、リストから [ファイルにエクスポート] オプションを選択し、[次へ] をクリックします。
  6. ファイルの種類を選択するように求められたら、[Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し、[次へ] をクリックします。
  7. 次に、エクスポートするフォルダーを選択するように求められます。メール アカウントを選択して、連絡先やカレンダー データなど、それに関連付けられているすべてのフォルダーをエクスポートできます。選択に満足したら、[次へ] をクリックします。
  8. バックアップ ファイルが保存されているアドレス パスを選択します。後でアクセスできるように、パスを覚えておいてください。
  9. ファイルの名前 (パスの最後の部分) を変更することをお勧めします。デフォルトでは、backup.pst です。
  10. バックアップ ファイルをデフォルト パスに保存する場合は、アイテムを複製するかどうかを選択します。
  11. (オプション) [戻る] ボタンを使用して、前のダイアログに戻り、フォルダーの選択を変更することができます。
  12. [完了] を押して、エクスポート プロセスを開始します。
  13. Outlook は、パスワードを作成するように求めます。これはセキュリティ上の理由から重要ですが、パスワードを入力する必要はありません。
  14. 抽出されたファイルは、ファイル パスとして指定した場所にあります。これで、ファイルを別の場所に移動またはコピーできます。

エクスポートされた Outlook メールにアクセスする方法

ファイルをエクスポートしたら、後でそれらにアクセスする方法が気になるかもしれません。 Outlook を使用すると、バックアップを簡単に開いて、保存した時点にメールを復元できます。必要なことは次のとおりです。

  1. バックアップ ファイルを見つけます。その場所とファイル パスに注意してください。
  2. Outlook を開きます。
  3. [ファイル] を押し、[開く & エクスポート] をクリックします。
  4. 右側のメニューで、[Outlook データ ファイルを開く] を選択します。
  5. これにより、ファイル エクスプローラーが開きます。バックアップ ファイルに移動します。それをクリックして、[開く] を選択します。
  6. システムは Outlook のメイン画面に戻ります。
  7. 左側のナビゲーション メニューで、[Outlook データ] が表示されるまで下にスクロールします。このカテゴリには、バックアップ ファイルから取得したアイテムが含まれます。
  8. カテゴリは、元のフォーマットとフォルダ システムを保持します。
  9. メールをドラッグ アンド ドロップして、他のファイルに移動できます。

これで、バックアップしたメールにアクセスできます。

単一の Outlook メールをすばやく保存する方法

特定のメールが 1 件または数件必要な場合に、すべてのメールを保存して Outlook を最初から開くのが面倒な場合があります。幸いなことに、Outlook から 1 通のメールを保存する簡単な解決策がいくつかあります。

方法 1 – フォルダーに直接保存する

  1. Outlook を開きます。
  2. ファイル エクスプローラーを開き、メールを保存する場所に移動します。アクセスしやすいように、Outlook とファイル エクスプローラーの両方をウィンドウ モードにして移動する必要がある場合があります。
  3. 保存するメールを Outlook からフォルダーにドラッグします。
  4. Outlook は、電子メールを Outlook アイテム形式で自動的に保存します。
  5. 保存したメールをダブルクリックして、Outlook で開きます。

方法 2 – TXT または HTML として保存する

  1. Outlook で保存したいメールを開きます。
  2. [ファイル] を選択し、[名前を付けて保存] を選択します。
  3. ファイルエクスプローラーがポップアップします。メールを保存するパスを選択します。ファイル エクスプローラーの下部にある [ファイルの種類] の横にある矢印をクリックします。テキストのみを選択して .txt 形式で保存するか、HTML を選択して電子メールを .html ファイルとして保存します。
  4. 保存すると、.txt の場合はテキスト エディター (メモ帳など) で、.html の場合はブラウザーでメールにアクセスできます。

この方法でメールを保存しても添付ファイルは保持されないため、添付ファイルをダウンロードして、必要に応じて名前を変更し、後でアクセスできるようにメールと一緒に保存してください。

方法 3 – スクリーン キャプチャを使用して画像を保存する

スクリーン キャプチャ ソフトウェアを使用して、メールの内容を画像として保存することもできます。この方法は、画像が電子メールや他のメッセージに簡単に固定されるため、他の通信形式で電子メールの内容を参照するのに役立ちます。

Windows を使用している場合、新しいバージョンには、Snipping Tool (古いデバイスの場合) および Snip & Sketch という名前のスクリーン キャプチャ ソフトウェアがプリインストールされています。または、キーボードの [Print Screen] ボタンを使用して、ペイントで画像を貼り付けることもできます。

Mac デバイスの場合、プロセスは類似しています。 Ctrl + Command + 4 ショートカットを使用して統合画面キャプチャ機能を開き、選択十字線をドラッグして電子メール上の領域を覆い、保存します。

Linux の場合、 各種スクリーンキャプチャーソフト ダウンロード可能で、メールを画像として保存するために使用できます。または、GNOME ベースのモデルには、アプリケーション > アクセサリ メニューに統合されたスクリーンショット ユーティリティがあります。一部の Linux OS バージョンは、Windows システムと同様に、キーボードの Print Screen ボタンに反応します。

Outlook ですべての電子メール アドレスをエクスポートするにはどうすればよいですか?

連絡先リスト (連絡先のメール アドレスやその他の情報を含む) をエクスポートする場合は、メールをエクスポートする場合と同様の手順を使用できます。ただし、連絡先情報は、より使いやすい別のファイル形式で保存でき、Excel で開いてすばやく操作および編集できます。必要なことは次のとおりです。

  1. Outlook を開きます。
  2. [ファイル] > [開くとエクスポート] > [インポート/エクスポート] を選択します。
  3. インポート/エクスポート ウィザードで、[ファイルとして保存] を選択します。
  4. ファイルの種類を選択するように求められたら、コンマ区切り値 (.csv) を選択します。
  5. フォルダー選択メニューで、自分のアカウントの下にある連絡先フォルダーを選択します。
  6. ファイルパスを確認するか、必要に応じて変更してください。必要に応じてファイルに名前を付けます。
  7. [完了] を押して、エクスポート プロセスを開始します。
  8. プロセスが完了すると、インポート/エクスポートダイアログが閉じます。

エクスポートされた .csv ファイルは Excel で開くことができます。連絡先情報を含む大きなテーブルが表示されます。おそらく空のセルがたくさんあるでしょうが、これは完全に正常です。 Excel を使用してデータを編集できますが、追加のコンテンツを入力すると、後でファイルをインポートする必要が生じた場合に Outlook で読み取れなくなる可能性があります。

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このファイルを別のデバイスまたは電子メール サービスで使用して、連絡先情報をインポートできます。

複数の Outlook 電子メールをコンピュータに保存するにはどうすればよいですか?

一度に複数のメールを保存したいが、メール ライブラリ全体が必要ない場合は、一度に保存するいくつかのメールを選択する方法があります。必要なことは次のとおりです。

  1. Outlook を開きます。
  2. 保存したいメールを選択します。 Ctrl キーを押しながらメールをクリックして一度に 1 つずつ選択するか、Shift キーを押しながら 1 回目と 2 回目のクリックの間にメールのバッチを選択します。
  3. [ファイル] > [名前を付けて保存] に移動します。
  4. ダイアログ ボックスで、電子メールを保存するフォルダーに移動し、必要に応じてファイルに名前を付け、保存する形式として [テキストのみ] を選択します。
  5. Outlook は、選択されたすべてのメールを 1 つの .txt ファイルに保存します。テキスト エディタを使用してそれらにアクセスできます。

個別の .txt ファイルに保存する場合は、各メールを個別に保存する必要があります。 追加の Outlook プラグイン オンラインで利用できるこの機能を拡張して、電子メールを個別の .txt または別のファイル形式で保存できます。

Outlook の新しい外観

Outlook の統合エクスポート機能を使用すると、パスワードを紛失したりハッキングされたりしてメール アカウントにアクセスできなくなった場合に備えて、メールをバックアップおよび復元できます。オンライン コミュニケーションが非常に普及している今、定期的にメールのバックアップに数分かかると、ファイルの紛失に頭を悩ませずに済みます。

どのくらいの頻度で Outlook メールをエクスポートしますか?以下のコメント欄でお知らせください。

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