Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認する方法

Google ドキュメントは、誰が何をしているかを見失うことなく、複数のユーザーが同時に 1 つのドキュメントを編集して作業できるため、共同作業に最適なツールです。あなたまたはあなたの組織が Google ドキュメントを使用している場合、チームの誰がいつどのドキュメントを閲覧したかを知ることは、有益な情報になる可能性があります。ドラフト、契約条件、最新の提出物、ポリシーと手順、またはその他の重要なドキュメントを全員が確実に読むようにすることから、誰がいつ何をしたかを確認できることが不可欠です。

最近まで、Google ドキュメントを誰が閲覧したかを確認することはできませんでした。誰が編集したかはわかりますが、誰が読んだかはわかりません。保存、編集、またはコメントを残さなかった場合、特定の人がドキュメントの最新バージョンを読んだかどうかはまったくわかりません。また、読み取り専用権限で Google ドキュメントを共有できるため、ドキュメントをレビューするが変更を加えないという意図で、一部のユーザーとドキュメントを共有できます。

Google ドキュメントの現在のバージョンでは、Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるように設定を構成できます。これを自分で行う方法を見てみましょう。

G Suite アクティビティモニター

G Suite は通常、コラボレーションが不可欠な組織で使用されます。 G Suite を使用して定期的に他のユーザーと共同作業を行っている場合は、アクティビティモニターを使用して、Google ドキュメントファイルの閲覧履歴を確認できます。

これを行うには、次の手順に従います。

開ける Google スプレッドシートファイル
上昇トレンドをクリック 矢印アイコン 右上にある、または ツール プルダウンメニュー
開く アクティビティダッシュボード
クリックしてください すべての視聴者 組織タブの

このプロセスにより、各閲覧者が最後に閲覧した日時など、ドキュメント内の閲覧を追跡できます。

Google ドキュメントに [Activity Monitor] オプションが表示されない場合は、G Suite バージョンではなく、無料バージョンの Google ドキュメントまたは個人アカウントにログインしている可能性があります。

視聴者とコメントの傾向

アクティビティモニターを使用すると、Google ドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるだけでなく、ユーザーがドキュメントを閲覧したりコメントしたりした時期の傾向を確認することもできます。

視聴者の傾向: 7 日間から全期間まで選択した任意の期間のユニークビューアー数の棒グラフを表示します。

コメントの傾向: 7 日間から全期間にわたるコメントの傾向を棒グラフで表示します。

Google ドキュメントの閲覧履歴をオフにする

何らかの理由でドキュメントの閲覧履歴をオフにしたい場合は、次の簡単な手順に従ってオフにすることもできます。

開ける Google スプレッドシート
上昇トレンドをクリック矢印ドキュメントの右上にあるをクリックするか、 ツール プルダウンメニューから
開く アクティビティダッシュボード
選択する プライバシー設定 .
下 ドキュメント設定 、トグル このドキュメントの閲覧履歴を表示 オフにします。

このオプションは、Google ドキュメントの個人版または無料版でも利用できます。ドキュメントに取り組んでいるが、最終的なリビジョンを共有する準備ができるまで共同編集者に知られたくない場合は、閲覧履歴をオフにすることができます。

まず、Google スプレッドシートを開いて、設定 .
の設定メニューを使用すると、ビュー履歴をオフにすることができます アクティビティダッシュボード 設定。これをオフ位置、クリック わかった 変更を保存します。

Google ドキュメントに変更を加えたユーザーを確認する方法

バージョン管理は非常に重要です。規制の厳しい業界で働いている場合は特にそうです。バージョン管理は、Google ドキュメントがしばらくの間うまく行ってきたことです。ドキュメントには、ドキュメントを編集、保存、共有したユーザーが表示されます。これは実際には G Suite だけでなく、個人の Google ドキュメントでも機能します。

バージョン管理に関心がある場合、またはファイルをロックダウンせずに誰も変更を加えていないことを確認したい場合は、次の手順に従って確認できます。