何かのリストを作成する必要がある場合は、それはExcelをデフォルトのリポジトリとして見たくなります。結局のところ、それは自分自身または数人の親しい同僚のためのアイテムのほんの小さなリストにすぎません。
おそらく、データの収集と処理を自動化するための計算式やマクロプログラミングなど、より洗練されたものが必要です。
残念ながら、Excelやライバルのスプレッドシートプログラムでの作業を簡単に開始できることも、最大の問題の1つです。 Excelの小さなプロジェクトが巨大なものに成長するときに始まったものは、その時点で速度と安定性の問題、さらには解決できない開発の問題に直面する可能性もあります。
さらに、ビッグデータ管理タスクは、組織化、実装、ファイルの分類、データベース管理、ユーザーコラボレーションなど、多くの場合、重大な課題を提示します。データベースの構造を壊すのに必要なのは、データを間違った領域に配置したり、データを一貫して入力しなかったり、2人で同じシートで作業したりすることだけです。いくつかの問題が発生し、時間の遅延やデータの損失が発生する可能性があります。
この記事では、Excelスプレッドシートを使用するときに発生する最も一般的な問題、それらに取り組む方法、および思い切ってデータベースに切り替える方がよい場合について説明します。
問題＃1：Excelマルチユーザー編集
Excelシステムが有機的に成長すると、あるユーザーが特定の時間にワークブックを開くと、別のユーザーがすでに開いていると言われるという問題がすぐに発生します。 2番目のユーザーは、読み取り専用バージョンをキャンセル、待機、または表示できます。他の人がワークブックを終了したときに通知するというExcelの約束は、ステータスを頻繁にチェックしないためギャンブルであり、あなたを啓発することは決してないかもしれません。たとえそうだとしても、他の誰かがあなたの前にログインしてファイルを開くかもしれません。
単独のユーザー効果を回避するには、Excel Online（Excelの縮小版のWebベースバージョン）を使用するか、Excelをオンにします。 共有ワークブック 特徴。スプレッドシートを共有する方法のクイックガイドは次のとおりです。
- 目的のスプレッドシートを開き、をクリックします ファイル 。
- 次に、をクリックします シェア 新しいウィンドウを開きます。
- 次に、スプレッドシートを共有するユーザーの情報を入力します。
また、データを複数のワークブックに分割して、さまざまな人がお互いのつま先を踏まずにさまざまなワークブックで作業できるようにすることもできます。
問題＃2：Excel共有ワークブック
Excel Onlineでは、デフォルトで複数のエディタを使用できますが、多くの機能が不足しています。このサービスは、最も単純なタスク以外にはあまり競争相手ではありません。共有ワークブック機能は機能するはずのように見えますが、制限がたくさんあります。たとえば、ブックが共有されている場合、テーブルを作成したり、セルのブロックを削除したりすることはできません。
Excelシステムが有機的に成長すると、一度に1人のユーザーしかブックを開くことができないという問題が発生します。
一部のオンラインExcel制限には回避策があります。他の人にとっては、すでに設定されているワークブックを使用するのではなく、ワークブックの構造を変更することですが、このシナリオはしばしば邪魔になります。その結果、通常のシングルユーザーブックと同じように共有ブックを使用することはできません。
共有ブックの変更は、ブックが保存されるたびにユーザー間で同期されます。このアクションは、たとえば5分ごとに強制的に保存するなど、時間指定されたスケジュールで実行されます。ただし、定期的な保存とすべてのユーザーの変更の追跡のオーバーヘッドは非常に大きくなります。ワークブックはすぐにサイズが膨らみ、ネットワークに負担をかけ、他のシステムの速度を低下させる可能性があります。
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問題＃3：Excelにリンクされたワークブック
データを複数のワークブックに分割すると、マルチユーザー編集の問題を回避できます。それでも、1つに入力された値が別の値で使用されるように、それらの間にリンクが必要になる可能性があります。ワークブック間のリンクは、1つのワークブックに個別のシートを含めるのではなく、個別のデータを個別のファイルに保持する場合にも役立ちます。
迷惑なことに、これらのリンクはフラストレーションと不安定さのもう1つの原因です。それらは、ソースワークブックへのフルパスを含む絶対パス、またはソースパスと宛先パスの違いを含む相対パスになります。これは理にかなっているように聞こえますが、Excelは難解なルールを使用して、各タイプのリンクをいつ使用して変更するかを決定します。
ルールは、いくつかのオプションと、リンクを挿入する前にブックが保存されたかどうかによって管理されます。ブックを保存するか、開いて使用すると、リンクも変更されます 名前を付けて保存 を使用してファイルをコピーするのではなく、複製を作成する ファイルエクスプローラー 。このすべての混乱と不確実性の結果は、ワークブック間のリンクが簡単に壊れることであり、壊れたリンクからの回復は時間のかかるプロセスです。影響を受けるファイルには誰もアクセスできません。
リンクされたデータは、特にクリックしない限り、ファイルが開かれたときにのみ更新されます データ>クエリと接続>リンクの編集>値の更新。 これが簡単なデモンストレーションです。
- 目的のスプレッドシートを開いて、をクリックします データ 。
- 今、見つけます クエリ＆ 接続 をクリックします リンクの編集 。
- 次に、を選択します 値を更新する 。
リンクが2つのワークブックの間になく、3つ以上をカバーしている場合は、すべてのワークブックを正しい順序で開いて、更新されたデータプロセスが最初から2番目、3番目まで正しい順序で行われるようにする必要があります。最初のブックの値を変更してから3番目のブックを開いた場合、2番目のブックの値が更新されていないため、変更は表示されません。
このデータチェーンは論理的ですが、情報が正しくないか、他の誰かがすでに編集しているブックを開こうとする可能性が高くなります。
もちろん、リンクされたワークブックを完全に回避することもできますが、同じデータを複数のワークブックに入力してしまう可能性があり、そのため、毎回少しずつ異なる方法で入力する危険があります。
問題＃4：Excelデータの検証
エラーは、どのコンピュータシステム内のデータにも忍び寄る可能性があります。人々は、単語の入力ミスや、単調な規則性で数字の数字を転置します。入力時にデータがチェックされない場合は、問題が発生します。
デフォルトでは、Excelはユーザーが入力したものをすべて受け入れます。ルックアップリストに検証を設定することは可能ですが、主に同じフィールドが複数の場所で使用される場合、これらを維持することは困難です。ユーザーがチェックなしでドキュメントID番号または顧客参照番号を入力する必要がある場合、気付かないうちに間違ったレコードを結び付けるのは簡単です。システムのデータ整合性は致命的に損なわれ、データの分析は疑わしいものになります。
根本的な原因を認識せずに、データ検証の問題の影響をすでに受けている可能性があります。 Excelに請求書のリストがある状況を考えてみましょう。ユーザーは、請求書ごとに顧客の名前をわずかに異なる方法で入力します。その結果、Jones Ltd、Jones Limited、Jonse Ltd、およびjonessに請求書が届きます。これらはすべて同じ会社を参照していることをご存知かもしれませんが、Excelはそうではありません。月ごとの顧客に基づくピボットテーブルなどの請求書データの分析では、1つしかない場合に複数の結果が得られます。
問題＃5：Excelナビゲーション
大きなワークブックはナビゲートするのが困難です。ウィンドウの下部にあるシートタブは、それらが多数ある場合に自分の道を見つけるためのひどいメカニズムです。画面全体に表示可能なタブが増えると、必要なものを見つけるのが難しくなります。シート間を移動する簡単な方法は次のとおりです。
- シート名の左側にある矢印を右クリックして、 シートをアクティブ化 ダイアログ。
リストをスクロールする前に、最初の20枚だけがリストされます。必要なシートを並べ替えたり、グループ化したり、検索したりする方法はありません。ウィンドウは次のようになります。
問題＃6：Excelのセキュリティ
Excelブックにセキュリティを追加することはできますが、問題が山積しています。保護は、データではなくワークブックの構造を保護することを目的としています。一部のシートとセルをロックして、ユーザーが構造と数式を変更できないようにすることができますが、ユーザーがデータを表示できる場合は、通常、データの一部またはすべてを変更できます（クリエイティブなマクロプログラミングを行わない限り）。
問題＃7：Excelの速度の問題
Excelは最速のアプリケーションではなく、そのプログラミング言語であるVBAは、C＃などのより専門的なプログラミング言語に比べて低速です。このシナリオは、Excelの使用目的と柔軟な性質に起因します。結局のところ、それはスプレッドシートエンジンです。はい、Excel VBAを使用してデータのリストを管理できますが、それがその種の作業に最適であるとは限りません。他のアプリケーションは、主にそれらを実行するように明示的に設計されているため、このようなタスクにより適しています。
この記事で概説されている問題のいずれかに遭遇した場合は、それらを無視しないでください。データベースと呼ばれる構造化データの保存には専門的な答えがあります。怖いものや高価なものである必要はありません。データ、データがどのようにリンクされているか、データとどのようにやり取りするかについて論理的に考えることができるはずです。
注意 ：スプレッドシートソリューションからデータベースに移行する場合は、スプレッドシートのデザインを乱暴に複製するのではなく、機会を利用して改善してください。
特注のソリューションを構築できる汎用データベースアプリケーションが利用可能です。あるいは、専門のデータベースアプリケーション（必要な目的のためにすでに設計されているもの）が、より安価で、実装が速く、より適切であることに気付くかもしれません。
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たとえば、顧客のリストと顧客とのすべてのやり取りの詳細がある場合、それは顧客関係管理（CRM）システムと見なされます。その派手な名前にもかかわらず、CRMシステムは特殊なデータベースです。同様に、QuickBooksやSageなどのアカウントパッケージは専門的なデータベースです。特定のニーズに合ったビルド済みのアプリケーションが見つからない場合は、自分でビルドするか、IT部門またはコンサルタントに作成してもらうことができます。
最も一般的なデータベースタイプはリレーショナルデータベースで、データをテーブルに格納し、行と列で構成されます。各行には、個別のアイテムのデータが保持されます。たとえば、各列には、顧客の名前やクレジット制限など、件名のさまざまな属性が記述されています。
レコードを作成するために顧客のデータを1回入力するだけで、必要な数の請求書でそれを使用できます。
たとえば、請求書に顧客IDが含まれるように、テーブル間に関係が定義されています。このプロセスは、特定の顧客のすべての請求書を簡単に検索したり、特定の請求書から顧客の電話番号を取得したりできることを意味します。顧客レコードを作成するには、顧客のデータを1回入力するだけで済みます。その後、データを再度入力しなくても、必要な数の請求書で使用できます。データベースを作成するには、これらのテーブルと関係を定義してから、データの一覧表示と編集に使用する画面レイアウトを定義する必要があります。
そこには何十ものデータベースアプリケーションがあります。使いやすく、すべての作業を実行できるものもあり、テーブル、データ入力画面、およびレポートを定義できます。他のものは特定の領域でより完全な機能を備えていますが、完全な仕事をするために他のツールを必要とします。
たとえば、テーブルと関係を定義し、堅牢な分析およびレポート機能を備えている場合、プログラムは信頼できる可能性があります。それでも、アプリケーションには最終的にデータ入力画面を決定するためのツールがありません。ここでは、Microsoft SQLServerが明らかな例です。他の大規模なデータベースシステムと同様に、SQL Serverはバックエンドを処理し、VisualStudioなどの別のツールを使用してフロントエンドを開発することを想定しています。
どのデータベースオプションがあなたに適していますか？
データベースオプション＃1：Microsoft Access
アクセスは、デスクトップデータベースの祖父の1つです。使い方は簡単ですが、悪用も簡単です。テーブル、画面、レポートを最初からデザインすることも、テンプレートから始めることもできます。一部のテンプレートは明らかにアメリカ風であり、常に良い習慣を教えているわけではありませんが、すぐに始めることができます。画面とプログラミング機能は非常に洗練されている可能性があります。ファイル共有に依存するのではなく、完成したアプリケーションをイントラネット（インターネットではない）を介して他のユーザーに展開できます。
データベースオプション＃2：Microsoft SharePoint
SharePointはデータベースであり、ドキュメントストレージメカニズムでもあります。これを使用して、単純なリストをコンパイルし、それらをリンクすることができます。フォームデザイナは少し洗練されていますが、カスタマイズは可能です。 Excelに蓄積されたデータのリストを取得し、それをカスタムリストに配置するSharePointの機能は便利です。このプログラムは、ネットワーク上のすべての人がカスタムリストを利用できるようにし、セキュリティを追加して、そのデータで誰が何をできるかを制限できるようにします。誰かがレコードを追加、編集、または削除するたびに、SharePointに電子メールで警告するように依頼できます。人、カレンダーアイテム、またはタスクに関するデータを保存している場合は、そのデータをOutlookと同期できます。
データベースオプション＃3：Zoho Creator
Zoho Officeは、ドラッグアンドドロップ機能を使用してフォームをシンプルで直感的な方法で分散するデータベースを含むWebアプリケーションです。ドラッグアンドドロッププロセスは、インタラクションとワークフローのプログラミングにも使用されます。 Webサービスとして、データとアプリケーションはどこからでも利用でき、データをプライベートに保つためのシンプルなセキュリティを備えています。 Zohoはユーザーごと、月ごとに課金しますが、その確立された価格で保存できるレコードの数が制限されます。より多くのデータを保存する場合、または電子メール統合などの他の機能のために、プログラムは追加料金がかかります。
ご覧のとおり、Excelには多くの機能がありますが、それぞれの領域に欠けているものがあります。場合によっては、特にそのタスク専用に設計されている場合は、別のアプリケーションの方がうまく機能することがあります。また、最初から問題の発生を防ぐ方法を知っている限り、Excelは小さなデータベースなどでも問題なく動作します。
